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資料の印刷の効率化

公開日: 最終更新日: カテゴリ:仕事と効率化

資料

この記事は約1分19秒で読めます。

資料を作成して印刷する機会がすごく増えましたね

WEB担当者のお仕事を初めて、外注の調整はもちろんのこと、社内の調整も自分がおこなうようになってきました。
そういった場合、打ち合わせ用に資料の作成して自分で用意をする機会が増えましたねー。

まあ、ちょっと特殊な業界に入社したため、完全ペーパーレスにはならず、基本的には紙の資料を用意する事が多いです。
一応プロジェクターを使いながら説明する時も、年配の方の為に紙の資料も用意して、、といった状況です。

ところで、

大量の打ち合わせ資料、どう印刷していますか?

資料の内容によって、様々な形式が使われていると思います。
例えば、PDF、エクセル、ワード、パワーポイント、キャプチャ画像などなど
これらを、1形式ごとにバラバラに印刷したら後で資料の順番を揃えるのが大変な事になりますね。
打ち合わせに10人参加するとしたら、その10人分10部の資料の順番を整えないといけないです。

そこで、私考えました。
※社内の資料なので、変換後の圧縮で多少印刷品質が悪化しても大丈夫な場合につかえる技です。

資料の順番を手作業で行わない方法

まず、コピー機に順番を揃えるのをやってもらいます。
メリットとして、機械のコピー機がやってくれるので、よほどのことがないと資料の順番を間違えることがないです。
また、圧倒的の時間の短縮になります。あとは資料の順番揃えるときにある程度の広い場所を確保しないと、紙の資料を並べられないので、そういった余分な労力が避けられます。

具体的な資料の順番を揃える方法は

  1. まず、全ての資料を画像化します。
  2. 画像管理のフリーソフト(例えば、XnViewなど)でいっぺんに、画像化した資料を開きます。※タブで表示されますね。
  3. タブを希望の順番の通りに並び替えます。
  4. 「全てのタブを印刷」というのがあると思うのですが、それを、必要な部数繰り返し行います。

これを行うと、コピー機が自動でキボンの順番通りに1部ずつ印刷していくので、最終的に資料の順番が揃った状態で1部ごと出力されていくわけです。

どうでしょうか?
自分が、あまりこういう仕事したことがない中で、試行錯誤したやり方ですが、
他にもっといいやり方があったら教えてくださーい。

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